Sistem Manajemen Lintara Umroh

Alur lengkap "Workflow Penerimaan Uang" milik Lintara Umroh (7 langkah) — dari booking masuk sampai invoice resmi terbit. Langkah 1-3 (booking & verifikasi data) dijelaskan dulu, lalu langkah 4-7 (persetujuan customer sampai invoice).

Langkah 1-3 — Booking Masuk & Verifikasi Data

1. Buka menu Input Data Jamaah — semua booking masuk tampil di tabel "Daftar Booking", terbaru di atas.
2. Cek nama jamaah, siapa yang menginput (Mitra/Agen), paket, dan kelengkapan dokumen di kolom masing-masing.
3. Klik "✅ Terima" untuk menyetujui — seat paket otomatis berkurang sesuai jumlah jamaah, dan sistem mengirim WA ke nomor kontak jamaah (bukti resmi data diterima) DAN ke Mitra/Agen yang menginput (konfirmasi disetujui).
4. Klik "❌ Tolak" untuk menolak — isi alasan di kotak dialog, dikirim via WA ke Mitra/Agen yang menginput (jamaah tidak dikirimi WA untuk penolakan).
5. Booking yang sudah Terima/Tolak tidak bisa diproses ulang — statusnya final dan langsung terlihat di dashboard Mitra/Agen (Riwayat Booking Saya).

Langkah 4-7 — Persetujuan Customer sampai Invoice (baru muncul setelah booking Terverifikasi, klik "Kelola →" di kolom paling kanan tabel untuk buka panelnya)

1. Langkah 4 — Customer Setuju: setelah jamaah dikonfirmasi setuju membeli lewat WA/telepon (di luar sistem), klik "✅ Tandai Customer Sudah Setuju" di panel Kelola. Ini murni pencatatan — sistem tidak bisa otomatis tahu customer setuju kecuali admin yang menandainya.
2. Langkah 5 — Kirim Proforma Invoice: klik "📄 Kirim Proforma Invoice ke Jamaah" — sistem otomatis mengirim WA berisi rincian harga per tipe kamar (Quad/Triple/Double) sebagai panduan pembayaran DP/Pelunasan.
3. Langkah 6 — Pembayaran: Mitra/Agen yang mencatat pembayaran dari sisi mereka sendiri (menu Input Data Jamaah → "Kelola →" di baris booking mereka → isi Jenis/Nominal/upload bukti resi → "+ Catat Pembayaran"). Pembayaran baru selalu berstatus Menunggu Konfirmasi sampai admin cek.
4. Admin memeriksa bukti resi lalu klik "Konfirmasi →" di baris pembayaran tsb (panel Kelola) — begitu dikonfirmasi, kalau jenisnya Pelunasan maka status pembayaran booking otomatis jadi Lunas, dan nominalnya baru masuk hitungan KPI Finance & Komisi.
5. Langkah 7 — Terbitkan Invoice: setelah minimal 1 pembayaran terkonfirmasi, tombol "🧾 Terbitkan Invoice" muncul di panel Kelola. Klik untuk menerbitkan nomor invoice resmi (format INV-BK-000001) — WA tanda terima otomatis terkirim ke jamaah. Invoice cuma bisa diterbitkan SEKALI per booking.

Form ini dipakai Mitra maupun Agen untuk mendaftarkan calon jamaah ke sebuah jadwal keberangkatan.

1. Pilih Jadwal Keberangkatan dari dropdown (terisi otomatis dari paket yang sedang dibuka admin).
2. Isi Jumlah Jamaah (1-20 orang) — mengubah angka ini otomatis menambah/mengurangi baris form data jamaah di bawahnya.
3. Isi Nominal DP/Tanda Jadi kalau jamaah sudah bayar DP (boleh dikosongkan dulu kalau belum).
4. Isi No. WhatsApp Jamaah/Kontak — nomor ini yang dipakai kirim bukti WhatsApp begitu admin menyetujui booking, jadi usahakan selalu diisi.
5. Untuk tiap jamaah, isi Nama Lengkap (wajib), dan boleh dilengkapi NIK, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Hubungan Keluarga, serta upload foto/dokumen (KTP, KK, paspor, dst — maks 5MB per file).
6. Klik "Kirim Data Booking →" — sistem otomatis membuatkan Kode Booking (format BK-000001) dan mengecek sisa kuota seat paket tsb.
7. Pantau statusnya di kartu "Riwayat Booking Saya" di bawah form — label warna: kuning (menunggu), hijau (terverifikasi), merah (ditolak).

Panduan lengkap semua hal yang berhubungan dengan uang di sistem — dari uang masuk jamaah, uang keluar operasional, sampai komisi Mitra/Agen. Prinsip dasarnya SATU: uang baru dihitung "cair" (masuk KPI) begitu statusnya mencapai tahap akhir — Terkonfirmasi untuk pembayaran jamaah, Dibayar untuk transaksi operasional & komisi. Selama masih dalam proses, nominalnya masuk kategori "Menunggu Approval", bukan dianggap sudah ada.

1. Memahami 5 Kartu KPI di Atas

1. Total Masuk — jumlah DP/Pelunasan jamaah yang sudah Terkonfirmasi + transaksi manual jenis "Masuk" yang sudah Dibayar. Uang yang masih menunggu konfirmasi TIDAK ikut dihitung di sini.
2. Total Keluar — jumlah Komisi yang sudah Dibayar + transaksi operasional jenis "Keluar" yang sudah Dibayar (tiket, hotel, gaji, dst).
3. Saldo Bersih — Total Masuk dikurangi Total Keluar. Angka riil berdasarkan uang yang benar-benar sudah cair, bukan proyeksi/perkiraan.
4. Komisi Belum Dibayar — total nominal Komisi Mitra/Agen yang statusnya belum "Dibayar" (bisa saja masih di tahap Diajukan/Diverifikasi/Disetujui — buka tabel Komisi Mitra & Agen untuk lihat posisi tepatnya tiap baris).
5. Menunggu Approval — gabungan SEMUA uang yang masih berproses: DP/Pelunasan belum terkonfirmasi + transaksi operasional belum Dibayar + komisi belum Dibayar. Kartu ini paling penting untuk tahu berapa banyak uang yang masih "menggantung" dan perlu ditindaklanjuti.

2. Grafik Tren Kas & Breakdown Kategori

1. Tren Kas 6 Bulan Terakhir — grafik batang ganda per bulan, hijau (masuk) vs merah (keluar). Sama seperti KPI di atas, cuma menghitung yang statusnya sudah final (Terkonfirmasi/Dibayar) di bulan tersebut.
2. Breakdown per Kategori — daftar kategori pengeluaran terbesar (Tiket Pesawat, Hotel, dst), diurutkan dari yang paling besar. Sama, cuma menjumlahkan transaksi yang sudah Dibayar.

3. Alur Uang Keluar — Catat & Approve Transaksi Operasional

1. Isi form "Catat Transaksi Baru": Jenis (Masuk/Keluar), Kategori (dropdown otomatis terfilter sesuai Jenis yang dipilih), Tanggal, Nominal, Paket/Tourcode terkait (opsional — kaitkan biaya ke keberangkatan tertentu), Keterangan → klik "Simpan Transaksi".
2. Transaksi baru otomatis berstatus Diajukan — ini tahap "maker" (finance mengajukan), belum dihitung ke KPI Total Masuk/Keluar, tapi sudah masuk hitungan "Menunggu Approval".
3. Di tabel "Riwayat Transaksi Operasional", kolom Status menampilkan tombol kecil yang label-nya berubah tiap tahap — klik untuk memajukan SATU tahap setiap kali: "Verifikasi →" (Diajukan → Diverifikasi, ini tahap finance mengecek kebenaran data) → "Setujui →" (Diverifikasi → Disetujui, ini tahap diajukan resmi ke Approval) → "Tandai Dibayar →" (Disetujui → Dibayar, dana benar-benar cair).
4. Urutan tahap TIDAK BISA dilompat atau dimundurkan — harus satu-satu berurutan. Begitu sampai Dibayar, tombolnya hilang (status final, tidak bisa diubah lagi).
5. Tombol "Hapus" di ujung kanan tiap baris bisa menghapus transaksi di tahap manapun (mis. salah input) — akan diminta konfirmasi dulu.

4. Approve Pembayaran Komisi Mitra & Agen

1. Tabel "Komisi Mitra & Agen" menampilkan semua komisi yang tercatat di sistem, per penerima (nama, kode, peran, kode booking terkait, persentase, nominal).
2. Alur approval-nya SAMA PERSIS dengan transaksi operasional (Diajukan → Diverifikasi & Divalidasi → Disetujui → Dibayar) — klik tombol di kolom Status untuk memajukan tahap satu per satu.
3. Begitu status mencapai Dibayar, otomatis ikut mengurangi angka "Komisi Belum Dibayar" di KPI atas dan menambah "Total Keluar".

5. Alur Uang Masuk dari Jamaah

Ini bukan dikerjakan dari halaman Finance & Komisi, tapi dari menu Input Data Jamaah — dijelaskan detail lengkap di tab "Verifikasi Booking Jamaah" pada Tutorial ini. Ringkasnya: booking masuk → admin verifikasi data → customer setuju → proforma invoice dikirim → jamaah bayar (dicatat Mitra/Agen + bukti resi) → admin konfirmasi pembayaran → invoice resmi diterbitkan. Begitu pembayaran dikonfirmasi, otomatis muncul di tabel "Transaksi Pembayaran Jamaah" (read-only) di halaman ini dan masuk hitungan KPI Total Masuk.

6. Daftar Kategori Transaksi yang Tersedia

Kategori Keluar: Tiket Pesawat, Hotel Madinah, Hotel Makkah, Transportasi Darat, Visa, Handling & Muassasah, Katering, Perlengkapan Jamaah, Gaji & Tim, Marketing & Iklan, Operasional Kantor, Fee Partner PPIU, Profit Sharing (Bagi Hasil), Lainnya (Keluar). Kategori Masuk: Pendapatan Lain, Lainnya (Masuk). Kalau butuh kategori baru yang belum ada di daftar ini, minta ditambahkan ke Sisca/developer — bukan dipaksakan pakai kategori "Lainnya" terus supaya laporan Breakdown Kategori tetap informatif.

7. Tips & Hal yang Sering Membingungkan

1. "Kenapa uang yang baru saya catat tidak muncul di Total Masuk/Keluar?" — Karena statusnya belum "Dibayar"/"Terkonfirmasi". Cek dulu di kartu "Menunggu Approval", kemungkinan besar ada di sana.
2. "Kenapa Breakdown Kategori angkanya lebih kecil dari yang saya kira?" — Breakdown Kategori cuma menghitung transaksi yang sudah Dibayar, sama seperti Total Keluar — bukan cuma dari kategori yang paling sering dicatat.
3. "Saya salah pilih Jenis/Kategori saat catat transaksi, gimana?" — Belum ada fitur edit, solusinya Hapus transaksi yang salah lalu catat ulang dengan data yang benar.
4. "Apakah semua ini tercatat kalau ada yang tanya nanti?" — Ya, setiap perubahan status (approve komisi, transaksi, dst) otomatis tercatat di menu Audit Trail — siapa yang melakukan apa dan kapan.

Admin mengisi video pembelajaran dari sini — otomatis muncul di halaman "Belajar Hari Ini" (Mitra) dan "Akademi" (Agen).

1. Buka menu Pengaturan Materi → isi Judul Video, Link YouTube, pilih Kategori (Marketing Online / Follow-up / Presentasi / Closing & Negosiasi / Produk & Itinerary), dan Durasi (menit).
2. Klik "Simpan & Publikasikan" — materi langsung tayang ke Mitra/Agen.
3. Kalau belum siap tayang, klik tombol "Jadikan Draft" di tabel materi — bisa dipublikasikan lagi kapan saja lewat tombol yang sama ("Publikasikan").
4. Mitra/Agen menonton dari menu Belajar Hari Ini/Akademi masing-masing, lalu klik tombol tandai selesai per video untuk mencatat progres.

WA Blast — isi Nama Campaign, pilih Target Kategori Leads (Semua/Cold/Warm/Hot/Super Hot), tulis Pesan (boleh pakai {nama} supaya otomatis terisi nama tiap leads) → klik "Kirim Campaign". Butuh token Fonnte terisi di Pengaturan supaya benar-benar terkirim, bukan sekadar tercatat.

Email Marketing — isi Nama Campaign, Subjek, dan Isi Email → "Kirim Campaign". Target selalu ke semua leads yang punya alamat email (tidak ada filter kategori seperti WA Blast). Butuh Email ESP key terisi di Pengaturan.

Laporan Iklan — halaman laporan saja (tidak ada input), menampilkan total spend, total leads, dan cost per lead 7 hari terakhir per Ad Set.

Creative Content — pilih Jenis Output (Gambar/Carousel/Video), isi Tema dan Catatan Tambahan → "Generate Konten". Butuh API key Anthropic (teks), OpenAI (gambar), dan/atau Kling (video) terisi di Pengaturan. Hasil yang bagus bisa ditandai "Jadikan Portofolio" untuk dijadikan contoh.

Kalkulator Biaya — isi Kurs USD→IDR & Rate SAR→USD (konversi resmi: SAR ÷ Rate × Kurs), lalu lengkapi 6 kategori harga: Visa (Perorangan/Rombongan+Bus), Transportasi (kendaraan × rute, isi hanya kombinasi yang benar-benar ditawarkan), Hotel (Makkah/Madinah per tipe kamar), Rute Kereta Cepat Haramain (harga Ekonomi & Bisnis terpisah), Layanan Handling (dengan/tanpa Mutawwif), dan Wisata Tambahan (mis. Thaif, Al Ula) — plus Item Opsional untuk kebutuhan di luar kategori tetap. Semua yang aktif otomatis tampil di kalkulator publik homepage — pakai tombol toggle di tabel kalau mau sembunyikan sementara tanpa menghapus. Hasil simulasi calon jamaah (jadi leads baru) muncul di tab Leads/Simulasi kalkulator ini.

1. Integrasi API — tempel token/key (Anthropic, OpenAI, Kling, Fonnte, Email ESP) di kolom masing-masing lalu klik "Simpan" per baris. Aktif otomatis, tidak perlu deploy ulang.
2. Ganti Password Akun Saya — isi password lama, password baru (min 6 karakter), ulangi password baru → "Simpan Password Baru". Berlaku untuk akun yang sedang login.
3. Audit Trail — daftar log SEMUA aksi penting di sistem (approve mitra, transaksi keuangan, dst) — read-only, berguna untuk lacak siapa melakukan apa dan kapan.